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時間ハッカー：データ分析で明晰な人になる

以前、データ分析に関する専門書を探していて、この分野に新しい本が出版されているか確認したところ、ちょうどこの本『時間ハッカー：データ分析で明晰な人になる』を見つけました。購入して読んでみると、データ分析とはあまり関係がないことに気付きました。この本は時間管理についてのもので、時間管理以外にも著者の若い頃の奮闘過程が詳述されています。本書の言葉を借りれば、普通の家庭、普通の学校出身で、インターネットの最前線でカスタマーサービスから業界に入り、月給 1300 元から年収百万に達し、深圳で家を買って安住するまでの過程です。著者はこの本を書く前に、専門的な書籍も出版しており、ゲーム運営分野に特化した数少ない書籍の一つである『ゲーム運営：高手進階の道』もあります。

ドラッカーの『卓有成效な管理者』の中で、著者は冒頭で管理者は自分の時間がどこに使われているかを明確に理解する必要があると述べていますが、本書には具体的な記録方法はありません。なぜなら、ドラッカーの管理書は主に大企業の上級管理者を対象としているため、著者は秘書に時間の消費を記録させることを提案しています。一方、『時間ハッカー』では、著者が時間を記録し管理する方法を詳細に説明しており、『卓有成效な管理者』の有効な補完と言えるでしょう。

時間管理に関するいくつかの側面を簡単にまとめます：

時間は資源です。管理は行動です。時間管理とは、いくつかの管理行動を通じて、私たちにとって貴重な資源である時間を捻出することです。

繰り返し作業を避けることが重要です。成長が見込めない繰り返し作業に直面せざるを得ない場合は、まとめたり抽出したりする方法を考え、自動化するか、ツールを開発して迅速に完了させるか、経験をまとめて他の人に任せるべきです。これは著者が業界に入ったばかりの頃、カスタマーサービスに従事していた際に理解した作業方法です。

記録をしっかり行い、時間がどのように使われているかを明確にし、並行（例えば通勤中の地下鉄で電子書籍を聞く、トイレでスマホを使う）や時間をずらす（朝のラッシュ前に出かける、昼の 13:30 に食事をする）方法で、より多くの時間を捻出します。

記録を行う前に、まず時間を分類する必要があります。著者は時間を三つの大きなカテゴリーに分けています：

• 必要な時間：剛性のある時間で、圧縮や他の用途に転用しにくい（ただし、一部は並行利用可能）、例えば食事、入浴、睡眠、通勤、洗面など、毎日必ず投入する必要がある時間。
• 労働時間：労働を提供し、報酬を得て生活を維持するための時間。
• 自由時間：自分で自由に使える時間。

この三つの分類に基づいて、時間の分類を次のように表現できます：

上記の表には二つの次元があります：時間と行動。理論的には、時間と行動はあまり関連がありません。例えば、労働時間中に娯楽を楽しむこと（サボる）もできますし、自由時間中に独立した作業を行うこと（自主的に残業する）もできます。このため、この区分は厳密な意味でのものではなく、これらの時間タイプの中で大まかにこれらの行動や活動を行うことが主です。

健康はすべての基盤であり、健康は主に睡眠、食事、運動、感情の 4 つの側面によって左右されます。したがって、健康を独立した大項目として抽出できます。上記の時間分類は次のように変換できます：

時間の分類ができたら、毎日の時間を記録し、最適化を行うことができます。時間の記録表は次のようになります：

この表を通じて、自分の時間がどこに使われているかを比較的明確に知ることができます。その後、特定の最適化を行うことができます。最適化のいくつかの側面は以下の通りです：

1. 通勤時間を減らす、例えば会社の近くに引っ越す。
2. 時間の並行性を高める、例えば運動しながらドラマを見たり、移動中に電子書籍を聞いたり、子供と一緒に走ったりする（親子の絆を深める目的と身体を鍛える目的を同時に達成）。
3. すべての待機が必要なことを避ける、核心は時間をずらすこと。
4. 成長が見込めない繰り返し作業を避ける。
5. 無意味な時間の浪費を減らす、例えば過度の睡眠、無駄な社交、過度の娯楽。

著者は面白い例を挙げました。携帯電話の充電が満タンになったら、さらに充電するのは意味がない；睡眠も同様で、すでに自然に目が覚めたら起きるべきで、さらに寝続けるのは無意味な時間の浪費に過ぎません。

並行することについても一定の区別が必要です。すべてのことが並行に適しているわけではありません。しかし、いくつかの活動は完全に並行に行うことができます。多くの人が運転しながら音楽を聴く経験を持っているでしょう？しかし、運転と音楽を聴くことは異なる、独立して行うことができる行動です。

苦労して捻出した時間をどのように最大の価値を発揮するために使うべきでしょうか？著者はまた一つの表を挙げ、特に言及しました。シンプルな数十字の表ですが、彼の苦心の反復的な改良の結果です。以下のようになります：

これらは人生の重要な事柄です。しかし、注意すべき点は：

1. 価値観の違いに基づいて、重みが異なること。
2. 人生の段階の違いに基づいても異なること；例えば、若い頃は自己成長や仕事の業績を重視し、結婚して子供を持つと親子の絆や陪伴に多くの時間を割くようになります。
3. 娯楽や余暇は完全に時間の浪費ではなく、全く無駄ではなく、私たちの心身を楽しませ、心をリラックスさせ、生活の楽しさを感じさせることができます。唯一注意すべきは、夢中になりすぎず、過度の時間を費やさないことです。

最後に、仕事は私たちの日々の主要な時間を占めています。仕事の時間を効果的に記録し管理する方法として、著者は「流れる日記」というツールを使用しています。その表は以下の通りです：

総じて、これは良い本です。著者の誠実さが感じられ、ほぼ自分の知識を惜しみなく伝えようとしている、素晴らしい励ましと時間管理の本です。皆さんにお勧めします。

この文章では、管理者として直面する可能性のある時間管理の課題と、OmniFocus を使ってこれらの課題に対処する方法を共有します。

張マネージャーは IT 企業で働いており、プログラマーとして 5 年間奮闘し、権威ある技術力を持ってプロジェクトマネージャーに昇進しましたが、同時に苦悩もやってきました。

技術と管理はまったく異なる能力を必要とします。優れたプログラマーが優れたプロジェクトマネージャーであるとは限りません。したがって、張マネージャーはスムーズに進んでいたのが、急に困難な状況に陥りました。

彼が担当している 3 つのプロジェクトは、いつ問題が発生するかわからず、非常に不安でした。

技術職から管理職へのアドバイス#

簡単に言うと、小強は張マネージャーがポジションを上げたが、視点が上がっていないと考えています。彼は依然としてプロジェクトの詳細に主要なエネルギーを費やしており、例えばバグを解決したり、品質テストを行ったりしています。彼はもっと高い位置から 3 つのプロジェクトを見渡し、コミュニケーションや調整の仕事をうまく行うべきです。

したがって、小強は専門技術職から管理職に昇進した後、適応できない友人にいくつかのアドバイスを提供します：

1. 仕事の重点は人を調整し、コミュニケーションを取ることであり、物事を解決することではありません。まず思考のパターンを変える必要があります。

2. 時間管理の方法をアップグレードする必要があります：単純に ToDo リストを書く方法から、状況とレビューの概念を持つ方法にアップグレードします。状況の概念を導入することで、複数のプロジェクトの「類似項目を統合」し、効率を高めることができます。レビューの概念は、エネルギーを「物事をする」から「考える」ことにシフトさせるのに役立ちます。

3. 完璧主義の傾向を適度に抑制すること。誰かが物事を行うとき、あなたが行うほど完璧ではないかもしれませんが、今考えるべきは全体のプロジェクトの調和であり、特定の部分の完璧さではありません。

4. 複数のプロジェクト管理は知識労働者の基本スキルです。現在、1 つのプロジェクトだけを担当している人は存在しないはずです。たとえ仕事で 1 つのプロジェクトだけを担当していても、生活の中のプロジェクトも含めて、複数のプロジェクト管理を行う必要があります。複数のプロジェクトを管理するためには、異なるプロジェクト間で切り替えることを学ぶ必要があります。A の引き出しを開けると A プロジェクト、B の引き出しを開けると B プロジェクト、こうすることで「物を知る」脳が混乱しません。

下の図からわかるように、プロジェクトマネージャーにとって重要なのは、誰が何をする必要があるかを知り、それらの関係を調整し、同時にこれらの人々の行動の進捗を注視することです。

プログラマーは、物事をどうやって行うか、そして物事をタイムリーに完了させることを知っています。

プロジェクト管理者の行動システム#

プロジェクト管理者の行動管理システムは次のようになります：

1. 複数のプロジェクトの ToDo リストを同時に見ることができ、全体を把握する。

2. 複数のプロジェクトの中で締切が近い ToDo リストを集中的に表示し、どれを先に行うかを総合的に考慮する。

3. 複数のプロジェクトでバッチ処理できるものを表示し、作業効率を向上させる。

4. 定期的にすべてのプロジェクトをレビューし、漏れや欠落をチェックし、進捗を把握し、思考を促す。

2 つの概念を明確にする：#

1. 順序と連続性の違い

各プロジェクトの次の行動は紫色で表示され、これはそのプロジェクトで次に行うべきことを示しています。

順序型プロジェクト：前のタスクを完了しないと次のタスクに進めない必要があります。たとえば、ソフトウェア開発はソフトウェアテストを経て初めて正式にリリースされ、その後に続くオンライン、宣伝、プロモーションなどの作業が行われます。このとき、プロジェクト内の残りのタスクは最上部を除いて、他はすべて使用不可の灰色になります。

平行型プロジェクト：プロジェクト内のタスクの先後順は敏感ではなく、特別な順序で完了する必要はありません。クリックすると、プロジェクト内の残りのタスクがすべて使用可能な黒色に変わります。

2. チェックと繰り返し頻度の違い

プロジェクトを選択し、チェックインを開くと、「繰り返し頻度」と「チェック」の 2 つのオプションが表示されます。これらの違いは次のとおりです：

繰り返し頻度：生活や仕事の中で多くのタスクが繰り返し行われる必要があります。たとえば、毎週のレビューを日曜日の朝 6:30 に設定すると、その時に OmniFocus がリマインドしてくれます。すべてをチェックした後、他のタスクのように「完了」とはならず、灰色の「使用不可」に変わります。次の日曜日になると再び黒色の「使用可能な行動」に戻ります。

繰り返し頻度は、日 / 週 / 月 / 年に設定できます（四半期ごとに設定できると聞いていますが、私はテストしていません）。

チェック：この機能は、GTD メソッドのレビュー段階に直接対応しており、一定の期間ごとに手元のプロジェクトをレビューし、プロジェクトに対するコントロールを強化します。繰り返し頻度も日 / 週 / 月 / 年で設定できるため、なぜ繰り返し頻度を直接使用できないのかというと、理由は簡単です：あるプロジェクトは毎週繰り返されますが、月に一度しかチェックしません。一つは行動のレベル、もう一つはレビューのレベルです。この 2 つの概念を明確に分けることで、繰り返しとチェックの違いを理解できます。

最初に言ったように、プロジェクト管理を始めたばかりの人にとって、最も苦痛なのは、ポジションが上がったが、作業方法がアップグレードされていないことです。

私の経験から言うと、作業方法をアップグレードするためのポイントは 2 つあります：

1. 注目点を「物事をする」から「人をする」に移すこと。
2. 行動の重点を「解決する」から「レビュー」に移すこと。

行動とプロジェクトをコントロールすることで、役割のバランス、年間目標、未来のビジョンに目を向けることができるので、これは基本的なスキルです。共に頑張りましょう！

あなたの E メールを通じて、あなたが個人的な価値と社会的価値について考えていることを知りました。これは非常に良いことです。職場で成功しているすべての人は、自分自身と競争している勝者であり、キャリアの計画者であり、人生の計画の実践者です。あなたが私に自分の価値観を共有してほしいと言うのであれば、私はあなたに私の職業的価値観を共有します。それは、価値観が仕事の中で具体的に表現されるものです。

• 1. 管理：仕事の目的と価値は、他者または何かを管理する権限を得ることにあります。一定の範囲内の人や物を指揮し、動かすことができることです。

• 2. 達成感：仕事の目的と価値は、常に革新を追求し、成果を上げ、リーダーや同僚から称賛を受けること、または自分がやりたいことを実現することにあります。

• 3. 社会的交流：仕事の目的と価値は、さまざまな人と交流し、広範な社会的なつながりや関係を築くことができること、さらには著名な人物と知り合うことができることです。

自分の職業的価値観を見つけた後、仕事の中での事務処理がずっと楽になりました。例えば、同時に処理する必要がある 2 つの事務がある場合、どのように優先順位を決定するか？一つは、会社全体の誰も解決できない技術的な問題を解決すること、もう一つは新しいプロジェクトの管理を主導することです。今の価値観に基づくと、管理が第一位に来るので、新しいプロジェクトを主導することを選びます。10 年前に戻ると、その時の価値観は今とは異なり、達成感を重視していたので、技術的な問題に情熱を注いでいました。この小さな例から、あなたは何を学びましたか？

「猿の法則」は、時間とタスクを効率的に管理し、生活や仕事でより良い成果を得るための思考モデルに由来しています。その核心理念は、猿のように一つのことに集中し、外部の干渉を受けず、持続的に努力することです。これは、仕事の中で干渉を排除し、重要なタスクに注意を集中させることを奨励し、「第三象限」から抜け出すために効果的です。

四象限時間管理法では、タスクは重要性と緊急性に基づいて四つの象限に分類されます：

• 第一象限：重要かつ緊急（危機や緊急の事務）
• 第二象限：重要だが緊急でない（計画や目標）
• 第三象限：重要でないが緊急（他者からの緊急な要求）
• 第四象限：重要でなく緊急でない（時間を浪費する活動）

「猿の法則」は特に、他者や外部の緊急な事務に気を取られずに「第三象限」から抜け出すのに役立ちます。これを実現するために、以下のいくつかのステップを考慮できます：

1. 優先順位を決定する：#

• どのタスクが長期的な目標にとって重要かを明確にし、できるだけ第二象限のタスクに注意を集中させます。これらのタスクは緊急ではありませんが、成長や成功に大きな影響を与えます。
• 第三象限のタスクは二次的な位置に置き、それらが本当に即時の処理を必要とするかどうかを評価し、他の人に処理を委任できるかもしれません。

2. 「いいえ」と言うことを学ぶ：#

• 重要でないが緊急なタスクには、決断を下し、処理を拒否または延期し、他者の緊急な事務の「猿」にならないようにします。
• 明確な境界を設定し、他者があなたの時間を占有するのを管理することを学びます。

3. 集中する：#

• 「猿の法則」を通じて、現在のタスクに集中し、容易に切り替えず、マルチタスク処理による効率の低下を避けます。
• ポモドーロ・テクニックなどの集中テクニックを使用し、高度に集中した状態で各タスクを完了できるようにします。

4. 最も重要なことを行う：#

• タスクリストを定期的に確認し、毎日行うことが本当に目標の達成を推進する核心的なタスクであることを確認し、緊急だが重要でない事柄に時間を奪われないようにします。

5. 反省と調整：#

• 自分の時間配分を定期的に見直し、第三象限のタスクに過剰な時間が消費されていないか確認します。もしそうであれば、計画を調整し、第二象限にもっと時間を投入します。

これらの戦略を通じて、「第三象限」の困難から抜け出し、忙しさと無効な状態に陥ることを避け、真に長期的な利益をもたらすタスクに集中し、より効率的で意味のある仕事と生活を実現できます。

四象限法則は、著名な管理学者スティーブン・コヴィーが提唱した時間管理理論で、物事を重要性と緊急性に基づいて四つの象限に分類します。

1. 重要かつ緊急。

2. 重要だが緊急でない。

3. 重要でないが緊急。

4. 重要でなく緊急でない。

第一象限：重要かつ緊急。例：メディアによる会社のネガティブな報道への対処、高校入試志望の提出など。これらの事柄はすぐに行う必要があり、さもなければ非常に深刻な結果を招くが、すぐに行動を起こす際には、本当にそれほど重要で緊急な事柄が多いのか考える必要があります。第二象限：重要だが緊急でない。例えば、家庭の投資戦略を策定すること、コースのトレーニングに参加することなど、これらの事柄は一見緊急ではありませんが、無視することはできません。今重視しなければ、いつでも重要かつ緊急な事柄に発展する可能性があります。例えば、子供用の歯ブラシ市場が競合他社に占領されていないことを発見したが、その市場に対する製品戦略を第二象限に置いておくと、ある日スーパーで競合他社の子供用歯ブラシが市場に投入されているのを見つけた場合、その時点で製品戦略を策定することは第一象限に移行します。この象限に対するアプローチは、緊急性がなくても、時間計画を立てて進めることが重要です。どうすればより多くの事柄が不快な第二象限に入るのを避けられるか？第三象限：重要でないが緊急。例：顧客が突然電話をかけてきて臨時会議を開くなど、多くの人が緊急性が重要であると誤解しがちです。実際、緊急性と重要性には何の関係もありません。例えば、顧客が突然電話をかけてきて、特定のコードの一部を変更するように言われた場合、すぐに行動を起こすのではなく、その事が他のタスクに対してどの程度重要であるかを評価し、決定を下す必要があります。問題：第三象限の事柄をできるだけ減らすにはどうすればよいか？第四象限：重要でなく緊急でない。例：退屈なテレビ番組を見たり、無駄に時間を過ごしたりすること。この象限の事柄は時間を浪費するためのものです。前三つの象限の調整としては許容されますが、過度にこの象限に没頭すると、私たちの生産性は大幅に低下します。問題：私たちの仕事の中でこの象限に入る必要があるのか？私たちは一週間のやるべきことを合理的に四つの象限に配置できます。四つの象限の事柄に対しては異なる態度と処理方法を取るべきです。これらの事柄を処理する原則を見てみましょう：第一象限：すぐに行動を起こすべきです。私たちの仕事の主要なプレッシャーは第一象限から来ており、私たちの生活の主要な危機も第一象限から来ています。第一象限は危険地帯であり、私たちがこの象限に入る回数が少ないほど良いです。第一象限の 80％の事柄は、第二象限で適切に処理されなかった事柄から来ています。つまり、このプレッシャーと危機は自分自身が強制的に課したものです。例えば、重要な顧客と一日中過ごさなければならないのは、私たちの製品の問題が顧客に大きな迷惑をかけたからです。そして、私たちはこの重要かつ緊急な事柄を通じて顧客を安心させる必要があります。第二象限：計画を立てて行動するべきです。私たちは第二象限に時間を投資するべきです。緊急でないからといって処理しないのではなく、最初の段階でタスクを分解し、時間計画を立てるべきです。その後、毎日少しの時間を投資することで完了できます。第三象限：他の人に任せるべきです。第三象限の失敗は、私たちが忙しく、麻痺している原因です。この象限の事柄は、他の人に任せるのが最善です。第四象限：できるだけ避けるべきです。これはリラックスするための象限です。疲れたときに、重要でなく緊急でない事柄を行うことで、気持ちと身体を調整することができます。しかし、この象限に多くの時間とエネルギーを費やすことは、人生を浪費することになります。例えば、疲れたときに友人と食事をしたり飲んだりすることは、労働と休息のバランスを取ることです。しかし、毎日このように過ごすと、仕事をしないことになります。

猿の法則を使って第三象限から抜け出す。猿の法則は、ウィリアム・オッケンが提唱した「背中の猿」という理論に由来しています。彼は、仕事を猿に例え、それがいつでもあなたの背中に飛び乗る可能性があると考えました。彼はその独特の時間管理理論を「猿の管理アート」と呼びました。実際に重要なことは、第二象限に関わることです。それは長期的な投資の質に関わり、あなたの成長に関わります。したがって、私たちの時間とタスクの目標は、第二象限に入ることです。仕事は猿のように、いつでもあなたの背中に飛び乗ることができます。管理者が時間が足りないのは、十分に権限を委譲していないからです。あなたは他の責任を非常に効率的に果たしていますが、自分のことはどうですか？自分の責任の境界を明確にする必要があります。

方法論から実践へ、時間管理を解決する。GTD の上部では、知識を管理する方法について書かれていますが、今回は時間を管理する方法について主に述べます。

上部では知識を管理する方法について書かれていますが、今回は時間を管理する方法について主に述べます。この記事では GTD を詳しく説明し、自身の実践と組み合わせて、TickTick を使って GTD を実行する方法をお伝えします。

あなたは遅延のために、DDL の前に夜遅くまで働いていることはありませんか？

時間が足りず、仕事の効率が低下していることはありませんか？

混乱した仕事のスケジュールに頭を悩ませていることはありませんか？

それなら、この文章はあなたにとって非常に適しています。

この記事は長いので、必要に応じて情報を取得するためにマークを付け、段階的に見ることをお勧めします。

一、前書き#

実は以前、私は Notion を使って GTD の To-do リストを作成していました。しかし、いくつかの理由から、あまり開くことはなく、記録に留まってしまい、実際には実行していませんでした。実際には、これを行うにはあまり適していません。

タスクを管理するためのツールがなければ、重要なことを見逃す可能性があります。最近、もうすぐローンチすることになって、ニーズを見逃してしまったことに気付き、急いで仕上げました。この時の自己要求は、完了すれば良いというもので、たまには良いですが、回数が多くなると毎日「忙しいが無駄な」状態になってしまいます。

私は以前、Thing3、Google カレンダー、Microsoft To Do、シンプルな To-do などを使用しましたが、どれも続きませんでした。それは私に忍耐がないからではなく、実際に使い勝手が悪かったからです。

では、適切な GTD ツールにはどのような能力が必要でしょうか？

私は次のようにまとめました：

To-do リスト、分類アーカイブ、検索、リマインダー、ビューのフィルタリング。多くのツールにはこれらの機能がありますが、実際に効率的に機能するものは少ないです。「TickTick」はそのようなツールの一つです。

しかし、ツールがあるだけでは不十分で、実際の原理を理解する必要があります。なぜなら、各人の状況は異なり、直面する問題も異なるため、基盤となる原理を理解し、エッセンスを取り入れることで、自分のシステムを形成する必要があります。

そのため、私は各プラットフォームの記事を読むだけでなく、GTD の著者デビッド・アレンの著作『Getting Things Done』の理論も研究しました。

物事を行うのはシステムではなく感覚ではない#

脳は記憶するのに適していません。人間の短期作業記憶は非常に限られており、最大でも数件の事しか考えられず、それ以上になると忘れやすく、他の干渉によってしばしば影響を受けます。

脳が信頼できない場合はどうすればよいのでしょうか？外部システムを利用して脳の記録作業を分担することができます。例えば、ノート体系も脳の外延システムであり、印象的なノートのスローガンのように「あなたの第二の脳」です。

ノート以外にも、生活や仕事には多くの「タスク」があり、同様に外注する必要があります。

したがって、ある意味で「TickTick」は第三の脳として機能することができます。

これらの外部の脳を利用して脳力を解放し、脳がより多くの思考を行うことができるようにします。

二、GTD の原理#

GTD は Getting Things Done の略です。これは、物事を整理するのに役立つ方法であり、「次に何をすべきか」という具体的な問題を解決できます。

1. GTD の適用対象：

   日常業務が多く、効率を追求し、遅延、焦り、忘れっぽい、一定の実行力を持っているが方法論がわからない人。

2. GTD の核心：

   心を静める：思考と行動を分けて、集中効果を達成します。

   重要なことを優先する：最も価値をもたらす「重要な」ことを優先して行うこと。

3. GTD の原理：

   脳のメモリをクリアにする。脳のメモリの占有は私たちを不安にさせるので、GTD はこの痛点をターゲットにし、「脳は思考するためのものであり、記憶するためのものではない」という理論を提唱します。

心を静める#

「ツァイグニック効果（Zeigarnik effect）」という心理学的効果があります。これは、未完了のタスクが私たちに精神的なストレスをもたらすことを示しています。例えば、今日中に完了しなければならないタスクがあり、同時に見たい映画がある場合、通常はタスクを先に完了させてから映画を見るべきです。そうでなければ、この「未完了のタスク」は常にあなたを悩ませ、映画を楽しむことができなくなります。タスクが多すぎると、何もしたくなくなります。

しかし、タスクが多すぎて処理できない場合はどうすればよいのでしょうか？GTD は「外部システム」を使用して、何を、いつ、どこで行うかを記録することを要求します。脳は物事を考えるためのものであり、記憶するためのものではありません。

したがって、外部タスクリストを使用して脳の思考を外部化し、脳の延長システムとして機能させます。

信頼できるタスク記録システムを持つことで、いつでも自分がやるべきことを心配する必要がなくなり、心を静める境地に達することができ、仕事そのものを楽しむことができ、効率が向上します。

これがデビッド・アレンが発明した GTD（Getting Things Done）のエッセンスです：Done。タスクを完了させることができれば、もうそれを考える必要はありません。考えないことが目的で、Done が手段です。

重要なことを優先する#

ただ「Done」を考えるだけでは不十分で、重要なことも考慮する必要があります。

重要なことは最も価値を示すものであるため、「重要なことを優先する」という原則に従い、物事を「重要」と「緊急」という二つの次元で分類し、「重要だが緊急でない」ことを優先して行う必要があります。

実際、重要なことは緊急ではなく、緊急なことは重要ではありません。物事が緊急になる理由の一部は、適時に処理されなかったことに起因し、遅延によって緊急になったのです。

外部タスクリストを使用して心を静め、重要なことを優先することが、時間管理の基本原則です。

何をすべきかを知っているだけでは不十分で、自己制御管理の問題もあります。これは別の話題ですが、ここではあまり詳しくは述べません。

以下に GTD のステップと実際の操作を詳しく説明します。

三、使用方法#

GTD の方法は五つのステップに分かれています：収集、整理、組織、レビュー、実行。

1. ** 収集：**INBOX の概念、つまり思いついた STUFF をすべて INBOX に放り込むこと。
2. ** 整理と組織：** 収集段階の INBOX の内容を整理し、適切なリストに配置し、行動リストとプロジェクトリストに分ける。
3. ** レビュー：**INBOX を整理した後、全体をレビューし、次の計画とチェックを行う。
4. ** 行動：** さあ、実行しましょう！時間、状況、エネルギーに応じて実行する行動を選択します。

収集#

人々は脳の雑草をクリアにしないと、雑草の尖端に刺されやすくなります。—— ホレス・ウォルポール（Horace Walpole）

脳をクリアにする。収集の目的は、脳の雑草をクリアにすることです。思考、タスク、目標、インスピレーション、アイデアなどをすべて一つの場所に収集します。

言い換えれば、心配事があればすぐに記録することです。

記録する際には二つの原則があります：

1. 簡単で迅速であること。
2. あまり考えず、形式にこだわらないこと。

私は、物事を記録するのが面倒だと感じる理由は、手元に迅速に記録できるツールがないことが多いと気付きました。アイデアが浮かんだときに記録するのに数分かかると、大抵は諦めてしまいます。したがって、記録を簡単に行えるようにし、面倒に感じないようにすることが最善です。

記録する際には、分析やどうやってやるかを考えるのを避けるべきですが、もちろん、すでに考えた詳細や既存の資料は一緒に記録しておくべきです。忘れないようにし、実行時に迅速に取り出せるようにします。

例えば、ニーズを受け取った場合、明確な締切と接続者がいる場合は、それを一緒に記録する必要があります。製品上の問題を発見した場合は、解決方法を考える必要はなく、問題を発見した環境を記録するだけで十分です。

実際の操作#

TickTick の多様な収集方法

どのデバイスでも使用でき、実際の状況に応じて、より迅速な方法を優先して使用します。例えば、音声を使用します。

スマートフォン

• Siri

例えば、家にいるときは「音声」で記録します。

「ヘイ、Siri、今日の午後 6 時に下に行って荷物を受け取るように TickTick に追加して」とか、シンプルに「午後 6 時に荷物を受け取るようにリマインドして」と言います。

TickTick は iOS の「リマインダー」と「カレンダー」から自動的にインポートできます。

よく AirPods を着用しているときにスマホを持つのが不便な場合でも、Siri を使ってタスクを作成できます。Siri は本当に親切です❤️

注：時間情報を含むメッセージを送信すると、タスクの日付が自動的に認識されます。例えば、「今日の午後 3 時に会議に行く」「土曜日の 9 時にスポーツをする」など。

さらに、アプリの設定に進んで、タスクを迅速に追加する方法を確認できます。

• WeChat

もし私がちょうど WeChat を使用している場合は、「TickTick の公式アカウント」にメッセージを送信してタスクを作成します。環境が許せば、音声を使いたいです。

• 3D タッチ

さらに、iOS の「3D タッチ」を使用して、TickTick アプリを長押しして迅速に作成することもできます。

Mac

• クイック追加バー

ショートカットキーを使用して、TickTick のメインウィンドウを開かずにタスクを一度に追加できます。

テクニック：デフォルトのショートカットキーを「CMD + スペース」に変更します。なぜなら、私の Alfred ショートカットキーは「Alt + スペース」であり、操作上の統一認識が必要で、ショートカットキーを再度記憶する必要がありません。

• 複数のタスクを一度に追加

他の場所から数十のタスクをコピーしてきた場合、一つずつ追加するのは非常に面倒です。迅速な方法は、各タスクが改行されていることを確認し、次に「追加バー」にコピーすると、ポップアップウィンドウが表示され、「複数のタスクを作成しますか？」と確認されます。

• PopClip

WeChat や他のアプリでタスクやアイデアを見た場合、PopClip ツールを使用してマウスで選択して迅速に追加します。

タスクを作成する他の方法については、https://guide.dida365.com/iOS/task.htmlを参照してください。

整理と組織#

整理はフィルタリングと処理であり、組織は分類です。

なぜ整理と組織を一緒にするのかというと、GTD のステップでは分かれていますが、実際にはこれらの二つのステップは同時に行う必要があるため、一緒に説明する方が理解しやすいです。

収集箱の処理フローチャート

osen.design

収集箱を処理するフローは次の通りです：

1. 意味を明確にする：この事は本当にやる必要があるのか？目標に基づいて判断します。
2. 行動が必要ですか？時間判断に基づいて、今週やるべきかどうかを判断します。
3. 複数のステップがありますか？タスクはしばしば複数のステップで構成され、複数のタスクが複雑なタスク（プロジェクト）を構成します。プロジェクトには複数の協力が必要で、プロジェクト名に基づいてリストを作成します。

複雑なタスクを分解する際には、もう少し余裕のある時間を選んで、近くに始めるプロジェクトを全面的に計画し、分解します。

• タスクを分解する：複雑なプロジェクトの場合、いくつかの小さなタスクに分解し、各小さなタスクを具体化します。「次の行動」を設定します。
• 次の行動：**3W（Who do What by When）** を設定します。つまり、実行者、タスク内容、締切時間です。文の構造には、日付 + 動詞 + イベント + 重要人物が含まれます。

4. 各行動を細分化した後、完了時間を判断します。

• 2 分以内に完了できますか？「すぐに完了」。
• 他の人に任せることができますか？他の人に指示した後、フォローアップが必要です。
• 毎日のスケジュールに組み込み、リマインダーを設定します。

『Getting Things Done』の著者は、タスクや資料をすべて GTD に放り込むことを提案していますが、「TickTick」は資料の保存にはあまり適していないため、やはり「印象ノート」に保存する方が良いでしょう。

実際の操作#

タスクの文法改造

例えば、未加工のものは次のようになります。

• ジャックにフォーマットを聞く

実行時に「誰に何をするか」を正確に理解するために、これらの情報を簡単な文法改造を行う必要があります：次の行動 = 日付 + 動詞 + イベント + 重要人物。

• 午後 8 時（締切日）、ジャックに電話をかけて（動詞）データ分析報告のフォーマット要件を聞く（イベント）

行動の状況をさらに判断できます。

• 午後 8 時、ジャックに電話をかけてデータ分析報告のフォーマット要件を聞く（# WeChat 音声）

「タスクリスト」のタスクを分解します。

• 自分で独立して完了できる簡単なプロジェクトの場合
  • 「TickTick」で「サブタスクモード」に切り替え、各ステップをサブタスクの形式でタスク詳細に記入します。
  • 文法改造を行い、サブタスクのリマインダーを設定します。
• 複数人の協力が必要な複雑なプロジェクトの場合
  • 新しいリストを作成し、そのプロジェクトの名前を付けます。次に、元のタスクを削除して移動します。
  • こうすることで、プロジェクトの進捗を簡単に確認でき、「TickTick」の看板機能を使用して、看板を使用したことがある人は必ず看板を好むでしょう。

TickTick の分類とタグ

タスクが多い場合、適切な分類はシステムの正常な運用を保証します。対応する機能は次の通りです：

• 「リスト」は事柄の「分類」に対応し、同類の事柄をまとめます。
• 「日付とリマインダー」は事柄の「緊急度」に対応し、いつ何をするかを計画します。
• 「優先度」は「重要度」に対応し、今日何を先に行うか、何を後に行うかを判断します。

これらの三つの次元に加えて、状況と状態の二つの次元があり、「タグ」を使用して実現できます。

分類は、前回の記事「閉じたノート体系を構築する方法」で使用したのと同じように、二つの点があります：

• コーディング、迅速にディレクトリを特定する
• MECE 原則（重複せず漏れなく）、つまり互いに独立して重複せず、しかし一緒に完全に網羅すること。

リストの分類

リストの分類は上記のフローチャートに対応する必要がありますが、いくつかのリストを作成する必要がなく、既存の機能を代わりに使用できます：

• 次の行動と日程：使用して「今日」と「カレンダー」を表示します。

タグ

状況の使用法：仕事中に「カレンダー」ビューを開いて今日やるべきことを確認すると、多くの個人的な事柄が混在している場合、どうすればより集中できるでしょうか？

「Work」プロジェクトグループリストを選択することで、仕事の事柄だけが表示されます。しかし、仕事が終わった後に個人的な事柄をやりたい場合はどうすればよいでしょうか？

その場合、タスクに「会社にいる」というタグを追加するだけです。

状況分類の利点：これは選択肢を制限する最初の障壁であり、できないことを思い出させないようにします。

カスタムインテリジェントリスト

インテリジェントリスト管理ページで、下部の「インテリジェントリストを追加」をクリックすると、「リスト」、「タグ」、「日付」、「優先度」、「誰に割り当てるか」の五つのフィルタ条件に基づいてインテリジェントリストを作成できます。

四象限の使用法

例えば、「重要かつ緊急」のフィルタ条件は次のように設定できます：

• 日付を「今日」、「明日」に選択
• 優先度を「高優先度」、「中優先度」に選択

また、タスクの状態を手動で調整する必要はありません。重要でない緊急なタスクが適時処理されなかった場合、自動的に重要かつ緊急に移行します。しかし、これが起こることを望んでいないでしょう。

インテリジェントリストは、タグや分類などと組み合わせて、個別のリストを表示して管理できます。例えば、「退社後最も緊急なこと」、「文法改造が行われていないタスク」など。

私の「将来のリスト」は、私がよく使うプロジェクトリストよりもずっと長いです。その中には、いくつかの「夢物語」のようなアイデアもあります。例えば、ミシシッピ川でカヌーを漕いで漂流することや、会社のウェブサイトの一部の紹介を再執筆することなど、比較的「現実的」なものもあります。このようなタスクは具体的な次の行動を伴わず、これが決定的な特徴です。

回顧#

回顧は第四のステップに置かれていますが、実行する前に回顧する必要はありません。回顧と実行は実際には相互に作用します。実行を開始した後に回顧し、回顧した後により重点的に実行することができます。

回顧には二つの目的があります：（1）内容を更新する；（2）目標を整合させる。

著者は『Getting Things Done』の中で「深思」と呼び、回顧は不可欠なステップであると述べています。もしあなたがスケジュール表に記載された事柄を全く見ないのであれば、最初から記載する必要はありません。もし電話をかけるときに電話リストを全く見ないのであれば、なぜ電話リストを作成する必要があるのでしょうか？

したがって、リストを作成したら、必ず確認する必要があります。「リストを作成するのは一時的な快感であり、ずっとリストを作り続けるのは快感ではありません」。

定期的に異なるリストをチェックし、タスクシステムがスムーズに運用されているか、漏れや期限切れがないかを確認し、すべての事柄が最新の状況に合致していることを保証します。

毎日と毎週のレビューを行います：

• 第一の次元、次の行動、毎日レビューを行います。
• 第二の次元、現在のプロジェクト、毎週レビューを行います。

立ち止まることを学びましょう…… もしあなたがあまりにも早く走りすぎると、価値のあるものを後ろに投げ捨ててしまいます。
—— ダグ・キング（Doug King）

実際の操作#

毎日の計画を立て、タイムリーに回顧する

毎日、TickTick を開いて最初に行うべきことは、「今日」のインテリジェントリストに入ることです。その後、簡単なチェックを行い、今日の計画が合理的かどうかを判断します。

「今日」のインテリジェントリストの右上隅にある「円環」アイコンをクリックすると、「毎日の計画」モードに入ります。これにより、今日やるべきすべてのことを逐条確認し、調整が容易になります。

• もし一つの事の時間配分が OK であれば、右下の「次の行動」をクリックします。
• もし一つの事が「今日」だけに設定されているが、確定した時間を指定する必要がある場合は、「今日」をクリックし、「今日の何時」と選択して時間を設定します。
• もし一つの事が今日できないと思った場合は、「後で」をクリックし、明日、来週、または他の日に延期することを選択します。
• もし一つの事が昨日処理できなかった場合は、必要に応じて「今日」または「後で」に移動することができます。

「要約」機能を使用して毎週のまとめを行う

毎週のまとめは誰もが知っていることですが、面倒なのは、リストを確認してコピー＆ペーストして週報を作成する必要があることです。このような効率は非常に遅いです。TickTick の「要約」機能を使用すると、週報を自動的に生成できます。

リストやタグでフィルタリングし、完了度、リスト、時間、優先度で並べ替えることができます。

実行#

行動を起こすことが重要です。空想ではなく、行動を起こすことが、この世界を掌握するための鍵です。行動は見ることよりも重要です…… 手は思考の剣です。 ——J・ブロノフスキー

現在の状況に応じて、「カレンダー」から適切な行動を選択して実行します。

• 選択の原則：場所、時間の長さ、エネルギーの状態などの要因を総合的に考慮して、適切な行動を選択します。
• 実行の原則：リスト上の行動を優先し、突発的な事務は収集箱に集めて実行を遅らせ、現在集中している行動を中断しないようにします。

例えば、食事を待っている間に 10 分の空き時間がある場合、この時間を効率的に利用するためには、比較的リラックスしたことを選ぶのが最善です。

そのため、私はリラックスリストを作成し、その中のタスクには「快知」を見たり、「必収」を処理したりすることが含まれています。これらはすべて断片的な時間に行うことができます。

実際の操作#

タスクを日程に組み込む

日程表は、タスクの基本的な焦点です。それは次の行動を示し、特定の日付と時間に明示されるため、あなたが管理する仕事の基本的な枠組みとなります。

TickTick のタスクを設定する機能を使用すると、毎日 / 週の時間を簡単に設定できます。タスクをドラッグするだけで済みます。

理想的な効果は、突発的な事務があなたの時間を占有することに驚くと、日程表を一目見るだけで、すぐにその時間を処理するために抽出できることです。

ポモドーロ・テクニック

ポモドーロ・テクニックの目的は集中を維持することであり、時間の長さを記録することではありませんので、データの華やかさに気を取られないでください。ノイズキャンセリングヘッドフォンを着用し、ホワイトノイズや軽音楽を聴くことで、環境はすぐに「静か」になります。時間が来たら、休憩するか、集中を続けるかを選択できます。この時、休憩時間もより価値のあるものに感じられます。

四、まとめ#

最後に、GTD が非常に複雑だと感じるかもしれませんが、私はその適用対象を再確認する必要があります：多忙な人や効率を追求する人に適しています。

もしあなたに行動する動機がないのであれば、それはあなたが目標の対象ではないか、まだ時期尚早であることを示しています。

もしあなたが本当に試してみたいのであれば、どう始めればよいかわからない場合は、次のことをお勧めします：

• 微習慣：習慣を身につける最良の始まりは、微習慣（最も簡単で、脳が抵抗しないこと）から始めることです。例えば、収集すること；その後、タスクが多すぎて整理する問題に直面し、問題を持って一歩ずつ進むことが最も動機を高めます。
• To-Do リスト：To-Do リストは、GTD に初めて接触する場合、最初に始めることができます。単独で言えば、「必ずやるべきことリスト」または「今日の最も重要な六つのタスク」を作成します。

言い換えれば、行動が鍵です。行動を起こす限り、たとえその行動が「正しくない」または最良の方法でなくても、ためらっているよりも、より強いコントロール感を生み出すことができます。

このクローゼット整理法は時間管理の一つの方法で、操作対象は私たちの生活や仕事のさまざまな事柄です。操作原理は、クローゼットの中の衣類を整理する手順と同じです。整理する際には、まず衣類を集めてベッドの上に置き、整理分類してからクローゼットに戻します。整理後の最終結果は、クローゼットから自分に合った服を簡単に見つけることができるようになります。

衣類整理法 フローチャート

第一步 捕捉収集 清空衣柜#

収集バスケットを使って、私たちの注意を引くすべての事柄を収集します。このプロセスを捕捉と呼び、収集バスケットは毎日空にする必要があります。収集バスケットに収集された内容はすべて雑事と呼ばれます。

収集ツール#

1. 紙のメモ帳、付箋、メモ
2. 実際の作業収集バスケット
3. 電子的なスマホリストツールやメモ帳、録音機器

注意事項：

1. 収集ツールは少なく、統一されている方が良い。
2. 5 秒以内に入力状態に入ることを保証する必要があるため、収集バスケットを常に持ち歩く必要があります。
3. 定期的にこれらのツールを空にし、毎日収集バスケットを空にして、他の人にやってもらうこと、完了した事柄をすべて削除します。空の収集バスケットで新しい一日を迎えます。

第二ステップ 意味を明確にする：衣類を分類する#

収集バスケットがたくさんの事柄を収集した後、適切な時間に収集バスケットを空にすることができます。私たちは各雑事の意味を明確にする必要があります。したがって、収集バスケットの雑事を迅速に識別し、どれが行動可能で、どれが行動不可能であるかを判断します。

収集バスケットを空にする際には、以下の原則に従う必要があります。

1. 上から最初の項目を処理し、事柄の本質を判断し、次の行動計画を決定し、適切な場所に置きます。できるだけ早く作業バスケットの底に到達し、どの事柄も処理を回避しないようにします。
2. 一度に一つの事柄だけを処理し、一つの事柄を処理した後に次の事柄を処理します。
3. 収集バスケットに戻さないでください（強制的に中断された事柄を除く）。収集バスケットから事柄を取り出すときは、すぐにその本質と処理方法を判断し、再び収集バスケットに戻さないようにし、できるだけ一度で最善を尽くします。

注：行動できないタスクの三つのカテゴリー

1. ゴミ
2. 将来のある時：例えば北京旅行
3. 参考資料

注：行動できるタスクの六つのカテゴリー

1. 2 分以内の行動
2. プロジェクト
3. タスク
4. 行動
5. 他の人に完了してもらうこと
6. 特定の時間に行うこと

脳の中には一つの事だけを入れておくことが重要です。

脳の中に一つの事だけを入れておくことの利点：

1. 集中
2. 達成感
3. ストレスから解放
4. より良い結果

脳の中に入れるべき事は何ですか？

次の行動だけを入れておくこと：私たちの焦点