入社初年度の職場新人から職場の達人へ

高効率で電子メールを管理する#

一、電子メールの設定

電子メールを効果的に管理するためには、職場の人々が良いメール処理の習慣を身につけることが重要です。習慣を身につけるのは一朝一夕ではありません。習慣を育てると同時に、電子メールの設定を効果的に行うことで、短期間で電子メール管理の効率を向上させることができます。

以下の簡単な設定を行うことで、すぐにあなたのメールボックスをシンプルにすることができます。

設定 1：複雑な分類フォルダーを廃止し、「処理済みメール」フォルダーを一つ設け、保存が必要なすべてのメールをその中に入れます。

物にラベルを貼るのは人間の本能であり、電子メールに対しても同様です。そのため、異なるカテゴリのメールを保存するために複雑なフォルダーを設定している人をよく見かけます：販売データ、予算決算、顧客情報、重要なパラメータ、会議メモ、メディア資料、タスクなど数え切れません。このように、すべてのメールをカテゴリ分けする方法は、一見整理されているように見えますが、実際にはメールボックス管理の効率を低下させる原因となります。

単独の「処理済みメール」フォルダーを設け、保存が必要なメールを一括して入れ、分類について考える必要はありません。後で確認が必要なときは、メールの検索機能を使うだけで簡単に見つけることができます。

設定 2：よく使う「メールルール」を作成し、電子メールをあなたのプライベート秘書にします。

「メールルール」は、ほとんどの電子メールサービスが提供している機能です。これは、受信した新しいメールに基づいて一連の条件判断を行い、その判断結果に基づいてメールに対して事前に設定されたアクションを実行します。最も一般的な Outlook の例を挙げると、条件判断には以下が含まれます：
・送信者 / 受信者は誰か；
・メールの件名や本文に含まれるキーワード；
・メールに「重要」、「アクション」または「機密」などのタグが含まれているか；
・メールに会議の招待が含まれているか；
・主要な受信者か、CC の対象か。

そして、事前に設定されたアクションには以下が含まれます：
・メールを特定のフォルダーに移動する；
・メールに「フォローアップ」、「重要」などのラベルを付ける；
・削除、転送、印刷する；
・読了済みとしてマークする；
・デスクトップ通知を表示する；
・特定の情報やテンプレートを使用して返信するなど。

これらの条件判断と事前設定されたアクションは自由に組み合わせることができ、あなたが望む効果を達成できます。

設定 3：メールテンプレートを作成する

テンプレートは、業務効率を向上させ、重複作業を避けるための非常に良い方法です。メール管理においても例外ではありません。仕事でよく遭遇する状況に基づいて、いくつかの一般的なテンプレートをまとめることは、間違いなくあなたの時間を大幅に節約するでしょう。すでに働いている期間があるなら、今すぐに送信済みメールフォルダーを見返し、過去数週間に送信したメールの中から、構造が似ていて再利用可能な内容を見つけて、あなたのメール素材ライブラリを作成してください。

さらに、メールボックスには見落とされがちな機能があり、少し考え方を変えることで、これらのテンプレートを管理するための強力なツールになります。この機能は署名です。

署名は、メールの末尾にあなたの署名情報を迅速に埋め込むためのものです。これらの情報には通常、名前、役職、電話番号、ファックス、メールアドレスなどが含まれます。通常、皆の署名には一つか二つの異なるバージョンしか保存されません。たとえば、私がよく使う署名は 2 つだけです：社内用の短いもので、名前や部署などの基本情報のみを保持し、対外用のものはより多くの連絡先情報を含みます。

しかし、実際には、このような使い方では署名の機能を最大限に活用していません。署名を設定したことがあるなら、実際には署名を保存するために特別に設定された機能ですが、署名には文字数やフォーマットの制限がないことに気づくでしょう。あなたが見る署名設定ページは基本的にテキストエディタです。

したがって、署名機能を利用して、さまざまなメールテンプレートを保存できます。署名はメールボックスの機能の一部であるため、これを使用することで他のプログラムを開くために費やす時間を避けることができ、テンプレートの位置を記憶するために必要な脳力も節約できます。

二、電子メールの使用習慣

上記の設定を行うことで、短期間で処理効率を向上させることができますが、これらができることは非常に限られています。単にメールに対して初期の処理を行うだけです。そして、長期的に決定的な役割を果たすのは、あなたの電子メールの使用習慣です。良い使用習慣を身につけることで、常に電子メールを上手に扱い、あなたのために働かせることができます。

以下は、あなたの処理効率を向上させるための良い習慣です。

習慣 1：すべてのメールをその日のうちに処理し、受信トレイを空に保つ

ローマは一日にして成らず、受信トレイにある何百通もの未読メールも一夜にして蓄積されたものではありません。生活の多くの事柄と同様に、「時間ができたら処理しよう」と考えていると、未読のメールは永遠にあなたのメールボックスに留まることになります。

したがって、あなたが目指すべき状態は、1 日の仕事を終えるときに受信トレイが空であり、その日のすべてのメールが処理されていることです。これは簡単に達成できる習慣ではありませんが、非常に大きな成果をもたらします。以下に示すいくつかの習慣は、受信トレイを「日々クリア」にするためにどのようにすればよいかに焦点を当てています。

もちろん、これはあなたが一日中メールを監視し、新しいメールにすぐに反応することを求めているわけではありません。そうであれば、メール処理が本業になってしまいます。誰かが提唱するように、一日に一度か二度だけメールを開き、集中して処理し、残りの時間はすべて仕事に集中するというのは良いアイデアです。これは、職場の人々が重要な仕事に集中し、気を散らさないのを助けることができます。当然、このアプローチには否定的な側面もあります。たとえば、行動を起こす最適なタイミングを逃す可能性があります。

妥協案は、「即時返信」と「定期返信」を組み合わせて使用することです。重要な連絡先からのメールや、重要な情報が含まれている可能性のあるメールには、迅速に必要な行動を取ります。それ以外のメールについては、固定の時間を設けて集中して処理します。一般的な Outlook プラットフォームには、このようなアレンジを実現するための機能があります。

まず、オプションでメールのデスクトップ通知をオフにします。これにより、新しいメールを受信するたびに邪魔されることがなくなり、重要な仕事に集中できます。

次に、上記で述べたメールルールの設定を通じて、重要な連絡先からのメールや「緊急」や「すぐに」などの言葉が含まれるメールにデスクトップ通知を開くようにします。これにより、重要なメールの通知を受け取り、すぐに行動を起こすことができます。

最後に、他のメールを処理するための時間を自分に設定します。頻度と時間は、自分の仕事の内容に応じて決定できます。ただし、メール処理を朝の最初の仕事として行うことはお勧めしません。これは、通常、朝の時間、特に仕事を始めたばかりの時間が最も頭が冴えており、最も厄介で挑戦的な重要な仕事を処理するのに適しているからです。電子メールは注意をそらす可能性があり、全力で取り組むことができなくなります。したがって、メールを確認することが朝の最初の仕事にならないようにする必要があります。

習慣 2：各メールを一度だけ読む

多くの人がメールを処理する方法は次のとおりです：メールを一度読んだ後、どのような行動を取る必要があるかを考え、概ね答えが出たら、そのメールは処理されたと感じ、次のメールに移ります。このようにする人は、心理的にはすべての新しいメールを一通り読んだ後に一度に行動を起こすつもりです。メールを開くことは、プレゼントを開けるようなもので、未読から既読に変わるたびに小さな満足感を得ることができます。しかし、すぐに行動を起こすことは、次のプレゼントを開けるまでの間隔が長くなることを意味するため、すべてのメールを一度に見て、まず満足することにします。

しかし、実際には、すべてのメールを読み終える前に他のことが発生し、注意が他のことに移ってしまいます。再びメールを処理しようとすると、先ほど読んだ既読メールは大まかには覚えているものの、具体的な内容についてはあまり確信が持てないことに気づきます。そのため、再度時間をかけて丁寧に再読する必要があります。このように繰り返すことで、知らず知らずのうちに時間が浪費されてしまいます。

この問題を解決するには、一歩一歩の態度を持つことが必要です：自分に厳しく、メールは一度だけ読み、読み終えたらすぐに適切な行動を取り、メールを受信トレイから取り除くことです。これを実行することで、無駄な時間を取り戻し、各メールをその日のうちに処理することが可能になります。以下の習慣は、この一度だけ読むという要求を維持するのに役立ちます。

習慣 3：各メールに 4D 処理を実行する

4D とは、4 つの英単語が表すアクションを指します：行動（Do）、転送（Delegate）、保留（Defer）、削除（Delete）。これらの 4 つのアクションは、どのメールに対しても実行可能なアクションを網羅しています。これは、アメリカの出版社 Michael Hyatt が最初に提唱した効果的な方法です。

行動#

メールを読んだ後、あなたが完了する必要があるタスクが含まれていて、短時間で完了できることがわかった場合、すぐに行動を起こす必要があります。たとえば、メールが簡単なビジネスの質問を尋ねてきた場合、ちょうど手元に資料がある場合や、メールが来週の卒業生の面接の時間を設定するように求めている場合です。答えを返信したり、カレンダーに新しい会議を作成したりすることは、数分で完了できます。この場合、あなたは何の遅延もする理由はありません。

この点に関して、GTD（Getting Things Done）メソッドの創始者であるデビッド・アレン（David Allen）が提唱した有名な「2 分ルール」があります。つまり、2 分以内に完了できることは、すぐに取り掛かるべきです。これは、2 分のタスクに対して行う判断、要約、計画にかかる時間が、それを完了するのにかかる時間よりも長くなるためです。したがって、すぐに実行する以外により効果的な方法はありません。デビッドは、2 分の概念をより正確に理解するために、かつてストップウォッチを手放さず、どのような小さなタスクにどれだけの時間がかかるかを正確に記録していたと誇らしげに語っています。

私たちは明らかにそこまで極端になる必要はありません。1 分 59 秒のタスクにはすぐに取り掛かり、2 分 1 秒のタスクは放置するというわけではありません。しかし、デビッドの理論は理解でき、電子メールを処理する際に参考にする価値があります。

転送#

もしメールの中に、より適した人に転送できる仕事が含まれている場合、またはより低コストで完了できる人がいる場合は、できるだけそのタスクを委任するようにします。たとえば、監査中に数字を確認する仕事によく出会います。この作業は、登録会計士がインターンよりも優れた結果を出すことはできませんが、登録会計士の時間コストはしばしばインターンの数倍です。このような作業は、合理的に初級の従業員に委任して、上級の従業員の時間を解放し、彼らにしかできないタスクを行わせる必要があります。

この場合、あなたもすぐに行動を起こす必要があります。元のメールにタスクの説明や要求を追加し、タスクを実行する人が必要とするさまざまな情報を添付し、助けを求める方法を知らせてから、その仕事に適した人に転送します。転送する際には、CC または別のメールで元の送信者にこの件が他の人に転送されたことを通知することを忘れないでください。

「行動」と「転送」の 2 つのメール処理を行った後、必要な原本のメールは「処理済みメール」フォルダーに保存し、残りは削除できます。

保留

メールの中に、あなたがやらなければならない仕事が含まれているが、明らかに短時間で完了できない場合は、それを一時的に保留し、「保留」という別のフォルダーに入れることが、受信トレイを空に保つ良い方法です。

このように保留することは、受信トレイに残すのと同じではないかという疑問を持つ人もいるでしょう。このような疑問は無理もありません。「保留」フォルダーを受信トレイの代わりとして扱い、どんなタスクでも無分別に詰め込んでしまうと、明らかにそのフォルダーはメールが山積みの受信トレイと同じになります。しかし、以下のステップを踏んでからそのようなメールを「保留」フォルダーに入れると、両者の効果は大きく異なります。

まず、このフォルダーに入れるメールの数を厳しく制限する必要があります。これは、メールがすぐに「行動」または「転送」できる範疇に属さないことを忠実に判断することを要求します。この点は、「保留」フォルダーが影の受信トレイにならないようにするために特に重要です。

次に、仕事を完了するのに必要な時間を大まかに見積もる必要があります。もしタスクの時間的要求があなたが出せる時間を超えている場合は、発信者に解決策を求めることを考慮する必要があります。

その後、メールを移動する前に、その仕事をタスク一覧に記録します。これを行う目的は、一方では、メールが「保留」の範疇に落ちた場合、沈没してしまうのを避けるためであり、もう一方では、この記録を通じて仕事の重要性と緊急性を判断し、優先順位を明確にして、今後の処理順序を計画するためです。

これらのステップが完了した後、メールは順調に「保留」フォルダーに移動できます。

メールの優先順位を明確にするための別の方法もあります。別の「CC」フォルダーを作成し、メールルールを設定して、CC として受信したすべてのメールを自動的にこのフォルダーに入れるようにします。後で述べますが、通常、メールの CC 欄にいる連絡先は、メールの主要なコミュニケーション対象ではありません。したがって、あなたの名前が CC 欄に表示されている場合、このメールはあなたにとって重要性が低いと言えます。したがって、メールルールを利用してこの種のメールを自動的に別に保存し、より重要な仕事を終えた後に再度処理することができます。これにより、日々の業務フローをより良く管理することができます。

削除

前述の「行動」と「転送」の 2 つのメール処理後の削除については、特に説明する必要はありません。もう一つの状況は、メールが通知的な性質を持ち、あなたのさらなる行動を必要としない場合です。この場合、必要なメールを「処理済みメール」フォルダーに移動した後、残りのメールは果敢に削除する必要があります。

ここで強調したいのは「果敢に」削除することです。なぜなら、削除することに対して心理的な障壁を持つ人がいるからです。これは冗談ではなく、行動学的には、物を蓄積し続け、何も捨てられない行動は強迫性神経症（いわゆる「強迫症」）の症状の一つです。この行動は、人間や他の動物が厳しい環境や災害に備えて食物を収集し、保存する本能に起因しています。しかし、極端な場合、この本能は心理的な病気に変わることがあります。英語にはこの行動を表す専門用語があり、「hoarding」と呼ばれ、「囤積症」と訳されます。生活の中での表れは、将来的に何かに使うかもしれないと思い、捨てられないことです。最終的には、家が物でいっぱいになり、足を踏み入れる場所もなくなります。シチュエーションコメディ「破産した姉妹」では、主人公が囤積症の患者の部屋を掃除したことがあります。

もちろん、ほとんどの人はそこまでには至りませんが、自分や周りの人にその行動の影が見られることは少なからずあるでしょう。そして、仕事の中で、私たちも電子メールの「囤積症」患者になる可能性があります。この傾向を克服するには、以下の事実を認識する必要があります：
・現在必要なメールはすべて「処理済みメール」フォルダーに保存されています；
・現在は必要ないが、将来的に使うかもしれないメールは、最終的には使われることはありません；
・将来的に必要なメールが削除されてしまった場合、あなたの同僚の中には必ずそれをしっかりと保存している人がいます；
・誰もそのメールを保存していなければ、そのメールはそもそも重要ではありません。

したがって、今すぐにこのメールがなぜ必要になるかを知っているわけではない限り、「果敢に」それをゴミ箱に捨ててください。

この記事は『あなたは唯一無二のビジネスです』からの抜粋です。著者：李東旭。

どうやって適切な電子メールを書くか#

牛 Denny

あなたはきっと、後で相手から音沙汰がなくなるメールをたくさん送ったことがあるでしょう？あなたは、XXX が善良そうに見えるのに、どうしてメールを送ったら返事がないのかと感じたことはありませんか？95％のケースでは、相手が大物ぶっているわけではなく、人々は毎日何百通ものメールを処理しており、1 通増えたところで大したことではありません。本当の理由は、あなたの送信方法が間違っているからです。だから、このブログでは、Cold Email の送り方について説明します。3 つの核心原則を、浅いところから深いところへと進めていきます。

原則 1：短いメールほど返信が得やすい
これは最も簡単で理解しやすいことで、誰もが体験しているはずですが、自分がメールを送るときにはしばしば忘れてしまいます。私自身の実際の状況は、2、3 文の見知らぬメールにはすぐに返信が来ますが、5 文以上の見知らぬメールは後回しにされ、大半はそのまま返信されなくなります。メールの文字数が長くなるほど、相手にかかる精神的なプレッシャーが大きくなります。現代人は普段からストレスが大きいため、心に余裕がなく、あなたのプレッシャーを無視せざるを得なくなります。この点について、あなた自身の状況を考えてみれば、すぐに気づくことができるでしょう。したがって、5 文以内のメールが王道です。

原則 2：自分のことを話さず、相手にとっての関係を伝える
この世界で相手が最も気にかけているのは誰ですか？そう、彼自身です。Cold Email を書くときに、多くの人が自分のことに 80％のスペースを費やしてしまいます ——「私は誰で、何をしていて、私の経歴、やっていることのすべての詳細」…… ちょっと待ってください、あなたはこのメールを相手に何を伝えたいのですか？相手は自分に密接に関連するメールを効率的に処理している最中です。あなたは彼に物語を挿入しているのですか？

したがって、あなたのメールの最初の文は、相手にこのメールの目的を直接伝えるべきです。そして、相手の返信意欲を高めたい場合、次に述べる各文はできるだけ相手の利益や興味に関連付けるべきです。あなたは 500 語を使って自分がどれほど素晴らしいかを説明することができますが、魅力の面では、50 語で相手との関係を明確にすることには敵いません。

原則 3：相手が簡単に返信できるようにする
この点を実行しているのはわずか 1％の人々です。

例を挙げましょう。あなたが起業講座を聞いた後、人脈の広い講演者と 10 分間交流しました。彼はあなたのプロジェクトが良いと感じ、あなたのチーム情報を天使投資家 A、投資機関 B、供給業者 C に紹介することを約束し、あなたは詳細な資料を彼のメールに送ることにしました。そして、あなたは嬉々としてプロジェクトの概要を彼のメールに送りました。その内容は次のようなものでした：
「今日はあなたとお話しできて嬉しかったです。私たちのプロジェクトは Blahblahblah で、どうのこうの Blahblahblah、すでに Blahblahblah を獲得しています。添付には詳細なプロジェクト資料があります。ご協力ありがとうございます！今後ともよろしくお願いします Blahblahblah。」
その後、何も続きませんでした。そして、あなたは「XXX は善良そうに見えるが、実際にはそうではない」と考え始めました。もしあなたがそう考えるなら、この可哀想な講演者の視点に立って考えてみてください ——
彼はその日のメールを整理する際に、あなたのこのメールを見たとき、次のことを考える必要があります：（1）彼があなたに紹介することを約束した人々は誰だったのか、関連点は何だったのか；（2）その 3 人の連絡先のメールアドレスを見つける；（3）それぞれの人にあなたのプロジェクトと彼らとの関係を紹介するために、3 通の独立したメールを書く。これには少なくとも 30 分の時間がかかります。あなたは彼があなたのためにそのようなことをすると思いますか？メールの中で「私はあなたが忙しい人だと知っています」と言うだけでは、実際には受動的なお願いの口調に過ぎず、金銭を求めることと同じ精神です。

多くの人は他人を助けたいと思っていますが、その前提は、相手があなたを助けやすくするために努力する必要があります。では、どうすればよいのでしょうか？あなたが帰った後、4 通のメールを送るべきです：
最初のメール：「今日はあなたとお話しできて嬉しかったです。私たちのプロジェクトは X で、あなたが天使投資家 A、投資機関 B、供給業者 C に興味を持つ可能性があるとおっしゃっていました。次に、A、B、C に送るための 3 通の独立したメールをお送りします。これらのメールは直接転送できる形式になっています。ご協力ありがとうございます！」
2 通目、3 通目、4 通目はそれぞれ A、B、C に送る内容と文言で、あなたのプロジェクトと彼らとの関係を簡潔に説明し、フォーマットを整えて、あなたの連絡先が直接転送できるようにします。

大きくて全体的な長いメールは誰でも書けますし、簡単に書けるので、返信率を追求することはありません —— 多くの人はただ言いたいことを言いたいだけです（私個人の意見ですが、そう書くなら送らない方がいいです。自分の感情を発散するだけで十分です）。短いメールを書くには、より多くの努力が必要です。そして、相手の立場に立って考えた短いメールを書くことは、常にその意識を持ち続ける必要があります。

この 3 つの原則を広めることができれば、必ず人類社会全体の無駄な時間と電力を大幅に節約できるでしょう。
純粋な仕事の性質のメールの書き方は、大まかに 2 つの部分に分けることができます。思考と修辞です。

一、思考部分には、書き方の指針となるいくつかの一般的な原則があります。

「戦地記者」原則

自分が戦地記者であると想像し、弾雨の中で現在の戦況を報告しなければならないとき、言葉を省略し、テーマに直結することが最も適切です。たとえば、システム展開担当者として、技術主管に顧客現場の重大な問題を報告する場合、次のように書くことができます：

A システム B モジュールは現在動作しておらず、展開ログは添付 1、エラーメッセージは添付 2、クライアント環境は添付 3 にあります。顧客は 24 時間以内に解決するよう要求しており、さもなければ立ち上げが遅れることになります。

一文で重要な情報をすべて凝縮し、関連するが冗長な技術情報は添付で伝えることができ、相手がメールを見たときに事の発端、経過、そして可能な結果をすぐに理解できるようにします。この場合、あまり多くの懸念を抱えずに「尊敬する上司」といった形式的な言葉を使うと、重要な情報を見逃す可能性があります。相手が一目でメールの目的を理解できるようにすることが重要です。

「ピラミッド」原理

ピラミッドの典型的な構造を想像してください。私は、すべてのメール（他の実用的な文章も含む）はこの原則に従うべきだと考えています：中心が明確で、層ごとに物語が展開され、段階的に広がっていく。

ピラミッド原理に関する書籍には同名の『ピラミッド原理』があり、深く学ぶことができますが、ここでは私が理解している具体的な要約法を説明します。

（『ピラミッド原理』

1）まず、戦地記者原則を用いて、自分が表現したい内容をフィルタリングします。少数の重要なポイントを見つけ、それを一つだけの中心に絞り、その「点」を一時的に自分のすべての表現の最終目的としてリストアップします。

先ほどの例を使って説明します。顧客現場の重大な問題について、多くのことを伝える必要がありますが、ログ、エラーメッセージ、環境などは、実際には「システム展開の失敗」を解決するためのものです。さらに分析すると、「システム展開の失敗」を解決することで「システムの立ち上げ遅延」を回避でき、プロジェクトの失敗や顧客の信頼を失うことを防げます。最終的に、すべての問題の糸を「顧客の信頼を維持する」一点に集約できます。

2）メールの受信者がこの中心点をどれだけ理解しているかを分析します。明白であれば次の中心点に降格し、理解が不十分であればこの中心点を保持し、それを中心に説明を展開します。

相手は技術主管であるため、「顧客の信頼を維持する」という点について十分な認識を持っているため、降格して「プロジェクトの失敗」を選択します。同様に、「プロジェクトの立ち上げ遅延」についても十分な共通認識があります。この点では、上司は現場のスタッフよりも明確な認識を持たないかもしれません。なぜなら、彼は高い山の上にいて、実際の状況を把握するのが限られているからです。あなたの任務は、この実際の状況を十分に明確かつ確実に報告し、彼が判断し、リソースを調整するための十分な情報を提供することです。したがって、「プロジェクトの立ち上げ遅延」を中心点として選定します。

3）中心点に最も直接関連する情報を説明します。

プロジェクトの立ち上げ遅延に最も直接関連するのは「展開の失敗」ですが、展開の失敗は結果であり、プロセスではありません。したがって、なぜ展開が失敗したのかを説明する必要があります。通常、何かを行うには、「どのようなリソースがあるか、どのように行ったか、どのような結果が出たか」という 3 つの側面があります。これらの側面が展開の失敗に直接関連する情報です。

4）「直接情報」の「直接情報」をさらに説明します。ここでは、中心情報に付加的な情報を段階的に追加する循環に入ります。メール内では、実際の状況に応じて異なる方法で追加する必要があります。たとえば、画像、図表、添付文書などです。

ログや操作記録などの情報は価値がありますが、情報が長すぎて中心点に直接的な助けにならない場合は、読みやすさを妨げない方法で表示する必要があります。添付ファイルは比較的良い選択です。これにより、必要なときに簡単に取得でき、必要ないときには直接避けることができます。

通常、これらの 2 つの原則を参考にし、書き続けて要約することで、自分のメールの出力が適切な思考を持つことを保証できます。

二、修辞部分では、各自の文体がありますが、仕事の性質のメールでは、書き方の習慣を適度に制約する必要があります。

句読点

この部分は最も見落とされがちで、多くの職場で N 年の経験を持つ同僚がメールを書く際に、句読点を使わなかったり、乱用したりします。たとえば、すべての文に疑問符をつけたり、あちこちに感嘆符を使ったり、翻訳調のダッシュを使ったりします。私自身のメールの句読点に関する心理的な底線は、「規範的でなくても、一定の規則性が必要」です。

たとえば、時々入力法の問題で標準の日本語の句点を使えない場合、私は英語の句点やハイフンを使うことにしますが、必ず規則的に使います。たとえば、すべてのハイフンは句点の意味を持つようにし、相手が記号の意味を理解できないことを避けます。また、日常の会話では 3 つの句点で終わることが習慣ですが、メールではこれらの個人的な習慣を避けるようにします。たとえ句読点を規範的に使用できなくても、少なくとも潜在的な読み障害にならないようにする必要があります。

フォント

・デフォルトフォント

会社に規範がある場合は厳格に従い、規範がない場合はデフォルトフォントを保持します。相手の視力、読書環境、読書機器がわからない場合、デフォルトフォントが最も安全な選択です。

・太字

意図的に強調する文字にのみ使用します。一般的には、段落内で太字の語句が 1 つだけ出現する場合、強調効果が最も良いですが、3 つ以上の太字が出現すると、効果が低下します。「すべてを強調することは、強調しないことと同じ」です。したがって、最も必要なポイントを見つけてから、太字にする価値があるかどうかを考慮します。

・イタリック体

また、どんな場合でも「イタリック体」に注意を払い、使用を避けるようにします。現在の Windows プラットフォームのイタリック体は粗暴です。

・安全色：赤、緑

赤（強調または危険を示す）と緑（通過と安全を示す）以外の色は、できるだけ使用を避けます。

・複数の色を使用する場合は、注釈を付ける

複数の色を使用する場合は、目立つ場所に色の注釈を付ける必要があります。そうしないと、メールが何度も転送された後、読者は色の意味を理解できず、情報を見逃したり誤解したりする可能性があります。

整列

・段落の先頭を整列

新しい段落を書くときに、前に 2 つのスペースを追加する同僚を見かけます。プログラマーの中には 4 つのスペースを追加する人もいます（英語のスペースは漢字の 1/4 の長さです）。しかし、メールでは段落の開始時にスペースを追加することは避けるべきです。これは「Web 時代の新しい文字のレイアウト問題」であり、ここでは詳しく議論しません。

・段落の末尾を整列

改行を制御するためにリターンを使用しないでください。自分のクライアント設定では美しく見えるリターンの改行が、他の人のデバイスでは視覚的な災難になる可能性があります。

改行と行間

・手動で空行を作る

完全な段落を表現した後、できるだけ手動で 1 行空けるようにします。異なる読書デバイスでこの空行がない場合、文字が密集した壁になり、視覚的なプレッシャーが直接読者の理解能力に影響を与えます。余白を残すことで、読書中に呼吸の機会と理解の間隙を持つことができます。

・適切な間隔

行間はデフォルトの間隔または 1.5 倍以内の間隔を使用できます。長さに応じて、より高い間隔は読者の視線を過剰に跳躍させ、視覚的な疲労を引き起こします。

文字の説明手法

私が推奨するメールの書き方は、「素朴で正確な形容詞や副詞を選び、意味のある短い文を多用し、複雑な用語の積み重ねを避ける」です。

・素朴で正確な形容詞や副詞を選ぶ

これは、物語的なメールの書き方を好む人々に向けたもので、たとえば「美しい」を「美輪美奂」に置き換えるなどです。仕事のメールは散文ではなく、実用的である必要があります。

・意味のある短い文を多用する

長い文を短い文に分解することで、読者が理解しやすくなります。たとえば：

本プロジェクトの立ち上げ遅延は、顧客現場での A プログラムのインストール失敗によって冗長な TMP ファイルが失われたことが原因です。

これを次のように分解できます：

プロジェクトの立ち上げ遅延は、現場でのインストールの失敗によって引き起こされました。この故障は A プログラムのインストール失敗によるもので、具体的な原因は冗長 TMP ファイルの喪失です。

・複雑な用語の積み重ねを避ける

この点については、技術的な同僚が異なる意見を持つかもしれません。なぜなら、大部分の RD 同士のコミュニケーションでは、用語が世界語に相当するからです。

しかし、RD 以外の同僚のほとんどは、「私はあなたが書いた A メソッドを継承するつもりです」や「インターフェースをください」といった言葉を理解していません。したがって、同僚同士のメールでは、相手が理解できる内容を書くことを確認する必要があります。たとえば、次のように置き換えられます（読者は財務同僚です）。

ブラウザを開き、1234 を入力し、システムコントロールパネルを見て、その中の systemp パラメータをコピーしてください。

これを次のように置き換えられます：

IE または 360 ブラウザを開き、アドレスバー（上部に http:\ の文字がある部分）に 1234 を入力し、開いたページの左側にメニューがあり、中央に「システムコントロールパネル」という機能があります。それを開いて、ポップアップウィンドウの最上部にある英語の行の中で、名前が systemp の後ろのボックスの内容をコピーして私に送ってください。

一見、無駄な言葉が多いように見えますが、このようなメールの書き方が最も効果的です。なぜなら、同僚間での情報の理解が異なり、情報の不均等がコミュニケーションの障害の最も重要な要因だからです。言い換えれば、「あなたが言っていることを理解できず、私が言っていることを理解できず、双方が何度も往復しなければ理解できない」ということです。

タイトル

メールのタイトルもしばしば見落とされがちですが、これは非常に重要で、今後関連情報を探す際の正確性を保証します。

適切なタイトルは、一般的に最も包括的な要約、最初の導入、最も目を引く説明です。

・最も包括的な要約

「XX プロジェクトに関する XX 顧客現場の展開障害および現場状況の説明」

・最初の導入

「XX 市 XX 顧客現場の展開障害」

・最も目を引く説明

「XX 顧客現場の展開障害は、立ち上げの遅延を引き起こす可能性があります」

これらはすべて実行可能な例であり、実際の状況に応じて調整できます。

その他

他のメールの書き方には、署名、メールの重要度、メールのフォーマット、読者の環境予測などが含まれます。

・署名

署名は、相手に自分の他の連絡先情報を取得させるために主に使用されます。会社に統一の要求がある場合は厳格に従い、統一の要求がない場合は、個人名 / 英語名、会社の正式登録名、部署 / プロジェクトチーム、携帯電話、固定電話、MSN などの必要な情報を含む固定フォーマットを設定する必要があります。

・重要度

火がついている事柄でない限り、重要度の設定を使用しないでください。「狼が来た」物語の現代版を再執筆することを避けるためです。

・メールフォーマット

通常は HTML フォーマットに設定し、特別な要求がある場合は TXT プレーンテキストも考慮できますが、後者は視覚的なフォーマットがなく、一般的には推奨されません。

・読者の環境予測

この部分は少し投機的であり、「メールコミュニケーションにおけるユーザー体験」と見なすこともできます。たとえば、相手が 12 インチの小型ノートパソコンを頻繁に使用している場合、表をできるだけコンパクトに設定します。相手が出張中にホテルにいる場合、大きな添付ファイルを送信するのを避け、他の方法で伝達するようにします。

英文メールを救う神文句#

袄七

文の冒頭に使える：

以前の議論に関連して

Pertain to ...(issue)

以前に伝えた通り...

返信が遅れた場合

Sorry for the delayed response...

久しぶりの連絡

Hope everything is well with you.

I hope this email finds you doing well.

文中：

相手に何かを依頼する場合

Please arrange...accordingly so we can proceed with... / move forward

Please follow up with...

より丁寧な依頼

If possible could you please...

I will have to bother you on...

相手に何かを確認する場合

Could you please clarify... / give a clarification on...

Kindly please confirm on our proposed...(schedule / plan)

進捗を尋ねる場合

Do you have any updates on...

Have you got any response from...

相手に何かを通知する場合

Please be informed that...

Please kindly note that...

相手の意見を尋ねる場合

Please advise.

Please let me know your thoughts on this.

Please give your comments if any.

会議の招待

You are all invited to attend the meeting on...

Please check your calendar and let me know your preference / if there is any conflict.

終了：

...is attached here for your reference.

Thanks for your kind support.

Please let me know should you have any further questions.

Your prompt response on this will be highly appreciated.

接続詞の使用

「BTW」を捨てて、メールの中で別の事を言うときは、in addition to /additionally/furthermore を使いましょう。

受動態を多用する

メールや正式な文書では、受動態がより専門的に見えます。たとえば、何かが必要な場合、「I need xxx」を「xxx is required」に変更すると、より専門的に見えます。

もう一つの例は、主語を省略して文の構造を「It is + 動詞」に変更することです。たとえば、「It is proposed that / It is confirmed that...」のように。

ネイティブスピーカーの用語に注意し、彼らがよく使う同義語に置き換えましょう。たとえば、「because of」を「due to」に置き換えることができます。誰かに問題を確認してもらうときに、「check」だけでなく、「clarify /verify/cross verify」も非常に便利です。「before」の代わりに「prior to」を使うこともできます。「after」の代わりに「upon」を使うこともできます（もちろん、使い方には違いがあります。たとえば、「Let's talk about this after you come back」を「Let's talk about this upon your return」に変更します）。

同様の同義語を使う際に、用法に違いがあるかどうか不明な場合は、いつでも辞書を確認してください。

2 つの苦情の文型

There were some small issues which we probably need your attention to look upon.

Due to the discrepancies in xxx issue we need your attention to resolve the problem.

7 つの必須文書の常識#

新入社員への仕事文書の知識：

他の人にメールを送る PPT は、各ページの組み合わせを固定画像として保存するか、PDF として保存するのが最善です。そうしないと、異なる端末で送信すると、各ページのレイアウトやフォントが変わり、完全に望む効果が得られず、他の人に簡単に文書を流用されたり、修正されたりするのを避けることができます。
すべてのオフィス文書の命名には日付を記入し、更新バージョンは日付を変更して別名で保存します。これにより、特定の期間の各バージョンの文書をいつでも見つけることができ、新旧のバージョンを明確に区別できます。
すべてのオフィス文書にはファイル名を付けるだけでなく、編集画面にも完全な名前と日付を記入する必要があります。文書はいつでも印刷される可能性があるため、これにより、目の前のこの紙が何であるか、どの日のバージョンであるかを迅速に理解できます。
Excel 表には、自分で新しい列を作成して番号を付ける必要があります。自動的に付与される行番号を使用しないでください。これは、印刷を便利にし、会議中に全員が迅速にどの行にいるかを見つけるのに役立ちます。
Excel では論理が重要であり、ウィンドウを固定することを活用して、すべての視聴者に便利にします。
長文の文書には必ずページ番号を付けてください。これにより、印刷して製本する際に乱れないようにします。
文書内のブランドロゴは、アウトラインを描いたり、変形させたり、他の色を自由に塗ったりしないでください。

一見常識のように見えますが、これを守ることで新入社員にとって非常に役立つでしょう。

職場での小さなディテール#

于洁茹

礼儀に関して：

電話を受けるときは、「もしもし」を省略し、直接「こんにちは」と言います。
同僚が自分の席に来て話すときは、立ち上がって相手と話します。
会議中、特に水を注ぐ担当者がいない場合、手を挙げて水を注ぐことは加点項目です。

キーワード：相手を尊重する。

仕事に関して：

メールを送るときは、添付ファイルの名前を内容に一致させることが一般的です。これはスキャンした文書によく見られます。
仕事を引き継ぐときは、必ず時間と進捗を分類して明示します。
状況を伝えるときは、他の人に選択肢を与えるようにします。

キーワード：他人を便利にする。

その他の点：

机やコンピュータのフォルダーを整頓します。
要求があるかどうかにかかわらず、日報を書くことを続けます。
メモ用紙をうまく活用し、今日の仕事は今日中に終わらせます。

キーワード：個人の効率。

私の考えでは、最大の減点項目は「不平」です。人や事に対して不平を言うことは、百害あって一利なしです。

これらのことはしないでください#

問題を処理する際に、自分が 5 分で解決できることを、わざわざ 10 分かけて他の人にコミュニケーションを取らせて完了させること。最終的には、他の人が 15 分以上かかってあなたの要求に従って作業を完了させるか、時間を無駄にして何も進展しないことになります。
常に自分が黙々と作業をしているだけで、適切なタイミングで成果を上司や同僚に示さないこと。黙々と働くことは確かに称賛されるべきですが、機会は自分で争取するものです。重要な瞬間をつかむことを学びましょう。
不平を言うこと。少しの困難に直面すると、いつも眉をひそめ、会話の中で無意味で終わりのない不平を言うことが最も嫌われる人です。
自発的でないこと。上司や同僚からの指示に対して、黙々と実行し、心の中で把握していても、上司が「この件は今どうなっているのか」と尋ねるまで報告しないことは、あまりにも受動的です。適時に進捗やリスクを知らせることで、他の人も心の中で把握し、リスクを事前に回避できるようになります。
問題を持っているが、解決策を持たずに同僚、特に上司にコミュニケーションを取ること。何も知らない状態で尋ねることは、非常に悪い印象を与えることが多いです。
チーム内で他の人の意見を軽々しく否定し、自分はより良い解決策を提案できないこと。

高品質な会議記録を書く#

・高品質な会議記録の 5 つの部分

会議の議題：何が問題だったのか。
情報の共有：問題の現状とリソースの状況。
提案の議論：問題の解決策と意見。
決議の形成：提案の決定を行う。
実行の分担：分担と実行責任者を確認する。

・高品質な会議記録の 4 つの原則

一致原則。会議記録は会議管理の一部であり、会議記録は会議の目的やプロセスと一致している必要があります。
目的原則。なぜ会議記録を作成するのかを明確にし、復習や責任分析のためなのか、目標確認や分担計画のためなのかを明確にします。
責任原則。目標に基づいて、誰がどの役職で記録作業を担当し、会議記録の質に責任を持つのかを明確にします。
一貫性原則。参加者は会議の目的、プロセス、会議記録の目的と意義、参加者の責任について合意し、共通認識を得る必要があります。

会議は管理者にとって最も重要な管理ツールの一つであり、会議記録は会議を主催する管理者の試験の答案です。

記録者自身は職位に制限されるため、あまり多くの責任やプレッシャーを背負う必要はありません。

管理は実用性と進取を重んじ、管理者は常に具体的な状況に基づいてリスクとコストの管理の間でバランスを取る必要があります。状況を見誤ると、どちらも誤りです。

新入社員が週次業務報告を書く方法#

新卒で外資系企業に入社したとき、週次報告を書く習慣や要求は全くありませんでした。今、民間企業に転職し、上司から毎週週報を提出するように求められています。最初は非常に面倒だと感じ、チェックされているような不快感がありましたが、週報の本当の意味を理解した後は、非常に積極的に真剣に書くようになりました。

あなたは知っておくべきです。週報は上司のために書くものではなく、自分のために書くものです。週報は上司に対して差をつけるためのものでもなく、自分が何をしたかを誇示するためのものでもありません。それは自分自身の仕事の振り返りと要約であり、思考と反省のプロセスです。これにより、どの部分を改善できるかをより体系的かつ具体的に認識するのに役立ちます。

私は現在、週ごとの業務内容は、各顧客やチャネルの訪問と交渉です。そのため、訪問時間、顧客名、訪問者、訪問内容、感想などを完全に記録します。重要な事項は個別に取り上げて議論します。良い記憶力よりも悪い筆記が重要です。訪問数が増えると、記憶が曖昧になることがあるため、ある日の奇想天外なアイデアが漏れるリスクがあります。したがって、私は毎晩整理と要約を行います。自分を三度振り返ることは、記憶の薄れを克服するのに役立つだけでなく、多くの予期しない収穫をもたらします。

Word でも Excel でも、比較的一貫したテンプレートを作成することで、今後の検索が容易になります。

あなたが言った「どうやって零細なことを表現するか分からない」というのは、まさに週報を書く必要性を証明しています。週報は流水帳ではなく、要点を抽出することを理解する必要があります。実際には、あなた自身の思考や洞察がなければ、その作業は無駄になってしまいます。

私は技術営業がどのようなことをしているのかは分かりませんが、たとえば、あなたが顧客に技術的な提案を売り込むとき、彼が少し躊躇している場合、彼があなたに一二三の要求をしてきたとします。あなたは ABC で応じ、最終的に取引が成立しなかったとします。週報にはそのプロセスをすべて書く必要はありませんが、あなたは自分の考えを持つ必要があります：なぜ顧客が躊躇しているのか？自分の売り方が不十分だったのか？それとも顧客のニーズに基づく提案が不十分だったのか？彼が一二三を提起した理由は何か？顧客の関心点や痛点は何か？取引が成立しなかったのはどの要素が欠けていたのか？それを補う方法はあるのか？それとも会社内部の追加サポートが必要なのか？

あなたは仕事を実験として捉え、さまざまな方法を試して最良の結果を得ることを目指しています。週報は実験記録のようなもので、歴史的なデータを参照できる記録文書です。そうすることで、誤った思考を排除し、真実への道を見つけることができます。

自発的に週報を作成し、上司に自分の進捗や感想を報告することは、上司からの評価を得ることにもつながります。これは良い職業習慣であり、新卒でそれを認識できるのはあなたの幸運です。これを続けてください！

顧客や上司とのコミュニケーション#

心構え。過去の仕事、インターンシップ、または他のチャネルから得た経験を無視し、純粋な初心者として溶け込むことを考えてください。
職業意識。新入社員であっても、自分の理解や探求の職業意識と基準を持つ必要があります。異なる性格やスタイルの同僚と良好に関係を築くことを学びます。タスクが多い同僚には簡潔に話し、空いているときに質問をするようにします。質問することは、自分の質問がどれほど優れているかではなく、他の人があなたの質問を理解できることが重要です。必ずメモを取ること。おそらくその時点ではすべてを理解していないかもしれませんが、これは新入社員だけでなく、すべての職場人の基本的な素質の一つです。
専門性。「正しい人に質問する」ことを学びます。特に新入社員は、さまざまな問題に直面します。問題をいくつかのカテゴリに分けることができます：行政プロセス関連の問題は、行政部門の担当者、受付、または暇そうな人に尋ねることができます。業務スキル関連の問題は、直属の上司や指導教員に直接尋ねるか、その業務問題に最も権威のある人を見つけて、正確で価値のある情報を得ます。他のカテゴリは、同期の同僚と新入社員グループを形成し、他の部門の事柄を理解し、会社全体を深く理解するのに役立ちます。
「状況を把握する」。一般的に入社 2 か月ほどで、いくつかのことを行うことができるようになります。新人自身の能力に関係なく、必ず「ニーズ」を把握することが重要です。理解を確実にし、できるだけ原文を記録して、間違ったり誤解したりすることを避けます。特に小さな会社では、皆が自分のタスクを持っているため、新人を手取り足取り教えることはできません。新人は多くを聞き、多くを見て、多くを記録することを学ぶ必要があります。

一般的に、新人は数つの段階に分かれます：試用期間の最初の月 —— 会社の業務プロセス、雰囲気、各部門の事柄を理解する；試用期間の 2〜3 か月 —— 自部門の業務、自部門の専門スキルを理解する；試用期間の終わりまたは正社員初期 —— 簡単なタスクを解決しようとする；正社員 1 年以内 —— タスクのレベルが徐々に上がり、簡単なものから複雑なものへ、さらに複雑なものへ；1 年後 —— あなたの価値が部門内で示され、さらには会社内でも初めて現れることを期待します。

新入社員が早く溶け込むことを望むのは、積極的で健康的な良いことですが、古い社員を猛虎のように考えないでください。皆が調和して共存する必要があります。当然、職場での生存の道も徐々に探る必要があります。新人の間は利益の衝突を避けるようにしましょう。

職場での恥ずかしさを克服する方法#

他の人の目を見られないのは、表現したい内容に自信がなく、恥をかくことを恐れているからです。

見知らぬ人にリラックスした話題を見つけられないのは、相手に良い印象を与えたいと思っているが、自分のレベルが足りないからです。

自分からすぐに打ち解ける人もいますが、それは相手の EQ が高いからだけでなく、同じレベルかそれ以下の人たちだからです。

自分の仕事をしっかりとこなし、同じレベルの人と交流し、リラックスした状態を保つことで、憧れの人の前で失敗しても、それを自分を高める動機にしましょう。

余談ですが、時々、恥ずかしさ、緊張、自信のなさ、臆病な目を見ると、過去の自分を見ているようで親しみを感じます。しかし、過去、現在、未来に関わらず、真剣に物事に取り組むことと気にかけることは、物事をうまく進めるための必要条件です。

だから、できる限りのことをして、尊敬を勝ち取ってください。プロセスの中で表れる臆病さや恥ずかしさは、実際にはリアルで可愛らしいと感じられるかもしれません。あなたが考えているほど悪くはないかもしれません。

初めての顧客との会話#

私が弁護士になったばかりの頃、新しい顧客を訪問する際、いつも特に緊張し、冷たい場面が生じることを心配していたため、会話中にしばしば「話を探す」ことがありました。後に、多くのカリスマ的な同僚を観察し、あることに気づきました：私は顧客に「好かれる」必要はなく、顧客に「信頼される」必要があるのです。したがって、雰囲気がリラックスしているか厳粛であるかは表面的な現象であり、重要なのは専門能力を示して顧客を感動させることです。これには、顧客の核心的な利益や関心点を理解し、自分が話すトピックについて十分に準備する必要があります。たとえば、顧客が建設業を営んでいる場合、私はまず天候について少し話し、その後、極端な天候が工事の遅延を引き起こし、オーナーからの賠償請求につながる可能性があることに話を移します。顧客が自分の専門分野であなたと共通の話題を持っていることに気づくと（少なくともあまりにも外れていない）、雰囲気はあまり悪くなりません。

親密さを築くために（同郷、同窓生、知人、共通の趣味など）話をすることは、雰囲気をリラックスさせることができますが、顧客はこれらの要素によって説得されるわけではありません。逆に、雰囲気がリラックスしているのは、顧客があなたを真剣に扱っていないからであり、単におしゃべりできる小さな同郷や同窓生として扱われているだけです。

もし本当に話題が必要であれば、スポーツについて話すのが良いと思います。ビジネスとスポーツには多くの共通点があり、大部分の人が話すことができます。政治については、顧客が自発的に話題にしない限り、避けるべきです。

あなたが顧客を顧客として扱うと、あなたは敗北します。顧客を人として扱うべきです。

長い間働いていると、上司、同僚、部下に対する態度や行動が固まることに気づくでしょう。たとえば、上司に対しては穏やかに、同僚に対しては謙虚に、部下に対しては厳しく接するなどです。しかし、私たちも人間であり、これを避けることはできません。しかし、仕事が終わった後、友人と楽しく食事をする際には、まるで別人のように振る舞います。リラックスして、友人と多くのことを話し、新しい話題を開くことができ、皆を笑わせることができます。これが第一のポイントです。顧客を普通の人として扱うことです。

ここで誰かが言うかもしれません。普通の人として扱うことは、敬意が足りないのではないか、初志を忘れるのではないか、などと。私が答えます。人が人に出会うとき、必ず相手の長所を見つけ、相手に自分の長所を見せることになります。この時、彼はあなたの目には良い人として映り、あなたも彼の心の中で良い人になりたいと思います。初対面の人同士は、無礼さを持たず、普段よりも良い態度を示すことが確実です。もしあなたが初志を忘れるのが怖いなら、製品の紹介や顧客の要求を忘れても、楽しく話した後に自然に話題が戻るので、努力する必要はありません。信じてください。

方言や言語を多く理解すること。

これは、最もこのテーマに合ったスキルやテクニックであり、相手との良好な感覚を保つのが簡単です。新しい顧客に会うときは、必ず挨拶を交わし、名刺を交換した後、相手の名前を見て、もし姓が特別であれば、彼が XXX の人